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検見崎 兼秀

第2回: SI事業部の文書作成講座

2017年4月27日
著者: 検見崎 兼秀

株式会社ワールドインテック SI事業部で教育講師を担当している検見崎です。
前回は、当事業部における技術者教育体系についてご説明しました。
第2回の今回は、「文書作成講座」をご紹介します。

文章作成講座とは

文書作成講座は、技術者教育体系のなかの三本柱(ビジネス基礎分野、技術分野、マネジメント分野)の一つであるビジネス基礎分野教育の一環として実施しています。
講座開設の動機は、きちんとした文書作成の能力がほしい、という顧客企業から当社派遣技術者に対しての強いご要求を受けたことです。

技術の世界では、他者(他事業部、顧客、など)との情報伝達の手段は、口頭と文書(ドキュメント)があります。
口頭での情報伝達はスピードに優れますが、後々のエビデンス(証拠)としては残りません。
いわゆる「言った、言わない」の議論になりやすいのです。

このため、ビジネス的な観点からは文書による情報伝達がより重視されます。
具体的には、技術資料や設計仕様書、設計報告書などの形で正式文書として扱われます。
くわえて、提出後の文書は一人歩きするので、誤解を与える表現や記載間違いはあとで大きな問題になる可能性もあります。

このような理由から、顧客企業はきちんとした文書、すなわち分かりやすくて誤解の生じない文書、が作成できることを当社技術者に対しても要求してくるのです。

上記の背景から、技術的な仕事の結果を可視化する手段として、技術文書をきちんと書けるということが技術者の能力として必須です。

ところが従来、技術者は現場での実践で文書作成能力を自ら磨いてきたのが実態でした。
特に理系出身者の多い技術者は、きちんとした文書を作成する訓練を正式に受けている人は少ないのが現実です。

ワールドインテックの文章作成講座の概要

もっと能動的に技術者の文書作成能力を育成する方策として、当事業部の技術者全員を対象に、2016年度から「文書作成講座」を開催することにしました。
講座の概要は、以下のとおり三つのパートからなります。

(1) 文章作成の注意点(1時間)

分かりやすい文章とは
適切な文の長さ、略語・専門用語の使い方、文体統一
分かりやすい文章のポイント
主語—述語の対応、修飾語、句読点

(2) 文章作成の実際(1時間)

練習問題
実際の報告書の文章例を示し、より適切な文章に書き換える訓練

(3) 文書作成の注意点(1時間)

分かりやすい文書のポイント
目的の確認(読み手、主題、目的)、内容整理
フォーマット
A4 1ページサービス、文章構造(序論、本論、結論)
図表の活用
図表表現のルール、SI単位系
見直し
レビューのポイント(セルフチェック、クロスチェック)

当事業部の技術者全員に徹底するため、教育の機会はいくつか設けています。

まず、新入社員向けには4月の導入教育時に三つのパートを一度に教育する集中講義を行いました。
また、既入社の技術者向けには、毎月実施している帰社会を活用し、1回1時間の講義を3回実施することで、すべてのパートを学ぶ講座を実現しています。

この帰社会での教育は、昨年度から各営業所(東京、福岡)で実施しており、新たに発足した大阪営業所でも本年度から実施予定です。

文章作成講座受講後の変化

講座受講生からの具体的な反応として、何名かの技術者からは自らのあるいは自グループの文書作成に役立てるため、講義資料がほしいといった要求がありました。
技術者の意識の上で、より良い文書への関心が出てきたとの実感があります。
また、文書の質にこだわりのあった顧客からのご指摘が減少してきたことも効果としてあげられます。

この文書作成講座は毎年繰り返し実施し、技術者への啓蒙を継続することが重要と考えています。
目指すゴールは、この講座の指導内容を理解した技術者が、新たに入社してきた若手を職場で指導していくまでになることです。

今回は、「技術文書講座」についてご説明しました。次回は、請負化の鍵となる「技術規格教育」をご説明します。

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